Vier Stufen zum Messebesucher

Messen und andere Branchenereignisse sind für Unternehmen wichtige Kommunikationsanlässe. Um Besucherinteresse für den eigenen Messeauftritt zu wecken, bedarf es heute innovativer, multimedialer Kampagnen - integriert und koordiniert in allen Kommunikationskanälen.

Ob E-Mail, Internet, Fax, Telefon, Social Media Portale oder die klassische Einladung per Briefpost - Kunden erwarten die persönliche Ansprache auf allen Kommunikationskanälen. Sympathisch, informativ, direkt und gleichzeitig unaufdringlich. Aus einer einfachen Einladungsphase wird so eine Dialogkampagne über mehrere Ebenen und Zeitstufen. Hauptziele einer solchen Kampagne sind neben der reinen Bekanntmachung des Messeauftritts.

- schon im Vorfeld der Messe die richtigen Ansprechpartner mit innovativen Kommunikationsmitteln gezielt über die Highlights des Messeauftritts zu informieren,
- mittels eines ausgeklügelten Response-Systems den etwaigen Bedarf des Kunden vorab herauszufinden und
- eine lückenlose Erfolgskontrolle, um Kosten und Nutzen des Projekts bewerten zu können.

Hierbei ist der Rückgriff auf Spezialisten und praxiserprobte Anwendungen sinnvoll, denn alle Bestandteile einer solchen Kampagne, wie z.B.

1. der Aufbau von vorzugsweise webbasierten Projekt-Datenbanken (Zielgruppenadressen, Leads, Prospects usw.). Meist reichen schon Standard CRM Tools zur effektiven Abwicklung der einzelnen Kommunikationsprozesse aus.
2. die inhaltliche und grafische Konzeption sowie Umsetzung der Messeeinladung und möglicher Flyer,
3. die Konzeption und Pflege von notwendigen Internet-Tools (z.B. spezielle temporäre Messe-Microsites) und
4. die Erfassung der Besucher-Response vor, während und nach der Messe

müssen sauber aufeinander abgestimmt sein. Und jede Phase der Kampagne muss dabei klar strukturiert sein, um den Erfolg zu sichern.

Vier Schritte zum Erfolg
In der ersten Phase liegt das Hauptaugenmerk auf den vorhandenen Kunden- und Interessentendaten. Zunächst sollte aus den unterschiedlichen und oft verstreut liegenden Datenbeständen eine einheitliche Adressdatenbank erstellt werden. Die Adressaufbereitung ist eine wesentliche Aufgabe, die den Erfolg des gesamten Projektes entscheidend mitbestimmt.

Hierfür bietet sich ein web-basiertes Kampagnen-Tool an, in dem alle Daten zusammengeführt werden. So können z.B. Mitarbeiter aus Marketing und Vertrieb auf diese Plattform zugreifen, um Änderungen vorzunehmen und Adressen zu qualifizieren. Parallel dazu sollte bereits jetzt die Konzeption und Umsetzung der Einladung inklusive Response-Element und möglicher Flyer angegangen werden, um eine perfekte Abstimmung aller weiteren Schritte zu gewährleisten.

In der zweiten Phase erfolgt der Versand der Einladungen postalisch und oder per E-Mail. Häufig werden die Möglichkeiten der Dialogorientierung übersehen. Doch nur wenn Ihre Geschäftspartner alle Kommunikationswege nutzen können, erreichen Sie auch hohe Responseraten. Bewährt haben sich neben postalischen Varianten mit einem klassischen Faxantwortblatt auch direkte Anmeldemöglichkeiten auf einer speziellen Messe-Website. Hier bieten sich durch Einsatz von Autoresponder-Software oder externen Servicelösungen (z.B. aWeber , AutoresponderPlus usw.) sehr effiziente, schnelle, automatisierte Kommunikationsprozesse an.

Oftmals werden auch solchen temporären Websites auch VIP-Bereiche für Stammkunden oder Key-Accounts mit persönlichem Nutzernamen und Passwort geschütztem Zugang eingerichtet. Die Teilnehmer erhalten dabei Zugang zu einem personalisierten Websitebereich mit verschiedenen weiteren Services: Ob sie nun zusätzliche Eintrittskarten benötigten, konkrete Gesprächstermine vereinbaren, Informationsmaterial anfordern oder sich per SMS erinnern lassen wollen - all das sind Elemente eines modernen bi-direktionalen Kommunikationsprozesses.

Im Mittelpunkt der dritten Phase steht die Erfassung der eingehenden Response über alle Kommunikationskanäle und deren zeitnahe Bearbeitung. Anmeldungen über das Internet sollten dabei direkt in die Web-Datenbank einlaufen, der Rest von einem internen oder externen Service-Center manuell erfasst werden. Jede Person, die direkt ihr Kommen anmeldet, sollte binnen einer Woche die Eintrittskarten für den gewünschten Termin oder das angeforderte Informationsmaterial erhalten. Hier spielt ein Kampagnenmanagement-Tool seine Stärken aus, denn alle beteiligten Mitarbeiter - vor allem der Außendienst - können sich jederzeit selbst in der Datenbank aktuell über Anmeldungen und Reaktionen "ihrer" Ansprechpartner informieren. Damit wird bereits im Vorfeld der Messe eine bessere Ressourcenplanung ermöglicht.

Phase vier betrifft die Messe und deren Nachbereitung. Alle Besuche und die damit verbundenen "Leads" sollten zeitnah in der Datenbank erfasst und die Datensätze durch die neu gewonnnen Informationen ergänzt werden. Dabei gibt auch effiziente Softwaretools mit Einsatz von Visitenkartenscannern und dazu passenden, scanfähig strukturierten Messegesprächsbericht-Formularen (z.B. von CardScan).

So sind alle Mitarbeiter in den verschiedenen Abteilungen stets aktuell darüber informiert, welche Messebesucher mit welchen Wünschen und Bedürfnissen den Messestand besucht haben. Alle relevanten Informationen sind somit auf dem aktuellsten Stand vorhanden und angeforderte Angebote können umgehend erstellt werden. Bewährt hat sich auch die Möglichkeit, allen Besuchern des Messestandes als kleine Aufmerksamkeit nach Ende des Messetags eine "Dankes"-E-Mail zuzustellen, mit der Sie sich noch einmal für das Interesse an Ihrem Stand bedanken.

Das Unternehmen STAR EXPO Ltd. ist ein dynamisches B2B Unternehmen für mobile Ausstellungs- und Präsentationssysteme wie Roll Ups, Pop Ups, Mobiltheken und Prospektständern sowie Verkaufs fördernde Mittel am POS und POI in Deutschland. Ein Großteil der Produkte wird direkt von weltbekannten Herstellern wie Ultima Displays und Expand Media aus Großbritannien bzw. Schweden importiert.

Zum STAR EXPO-Full-Service-Paket gehören des Weiteren umfassende Dienstleistungen in den Bereichen Großformat-Digitaldruck, Messeconsulting sowie Marketingberatung mit Umsetzungssupport unter besonderer Berücksichtigung des professionellen Social Media Marketing.

STAR EXPO Ltd.
Wolfgang Junius
Am Marienwäldchen 10
66583
Spiesen
wjunius@starexpo.de
06821/973311
http://starexpo.de

Messen und andere Branchenereignisse sind für Unternehmen wichtige Kommunikationsanlässe. Um Besucherinteresse für den eigenen Messeauftritt zu wecken, bedarf es heute innovativer, multimedialer Kampagnen - integriert und koordiniert in allen Kommunikationskanälen.

Ob E-Mail, Internet, Fax, Telefon, Social Media Portale oder die klassische Einladung per Briefpost - Kunden erwarten die persönliche Ansprache auf allen Kommunikationskanälen. Sympathisch, informativ, direkt und gleichzeitig unaufdringlich. Aus einer einfachen Einladungsphase wird so eine Dialogkampagne über mehrere Ebenen und Zeitstufen. Hauptziele einer solchen Kampagne sind neben der reinen Bekanntmachung des Messeauftritts.

- schon im Vorfeld der Messe die richtigen Ansprechpartner mit innovativen Kommunikationsmitteln gezielt über die Highlights des Messeauftritts zu informieren,
- mittels eines ausgeklügelten Response-Systems den etwaigen Bedarf des Kunden vorab herauszufinden und
- eine lückenlose Erfolgskontrolle, um Kosten und Nutzen des Projekts bewerten zu können.

Hierbei ist der Rückgriff auf Spezialisten und praxiserprobte Anwendungen sinnvoll, denn alle Bestandteile einer solchen Kampagne, wie z.B.

1. der Aufbau von vorzugsweise webbasierten Projekt-Datenbanken (Zielgruppenadressen, Leads, Prospects usw.). Meist reichen schon Standard CRM Tools zur effektiven Abwicklung der einzelnen Kommunikationsprozesse aus.
2. die inhaltliche und grafische Konzeption sowie Umsetzung der Messeeinladung und möglicher Flyer,
3. die Konzeption und Pflege von notwendigen Internet-Tools (z.B. spezielle temporäre Messe-Microsites) und
4. die Erfassung der Besucher-Response vor, während und nach der Messe

müssen sauber aufeinander abgestimmt sein. Und jede Phase der Kampagne muss dabei klar strukturiert sein, um den Erfolg zu sichern.

Vier Schritte zum Erfolg
In der ersten Phase liegt das Hauptaugenmerk auf den vorhandenen Kunden- und Interessentendaten. Zunächst sollte aus den unterschiedlichen und oft verstreut liegenden Datenbeständen eine einheitliche Adressdatenbank erstellt werden. Die Adressaufbereitung ist eine wesentliche Aufgabe, die den Erfolg des gesamten Projektes entscheidend mitbestimmt.

Hierfür bietet sich ein web-basiertes Kampagnen-Tool an, in dem alle Daten zusammengeführt werden. So können z.B. Mitarbeiter aus Marketing und Vertrieb auf diese Plattform zugreifen, um Änderungen vorzunehmen und Adressen zu qualifizieren. Parallel dazu sollte bereits jetzt die Konzeption und Umsetzung der Einladung inklusive Response-Element und möglicher Flyer angegangen werden, um eine perfekte Abstimmung aller weiteren Schritte zu gewährleisten.

In der zweiten Phase erfolgt der Versand der Einladungen postalisch und oder per E-Mail. Häufig werden die Möglichkeiten der Dialogorientierung übersehen. Doch nur wenn Ihre Geschäftspartner alle Kommunikationswege nutzen können, erreichen Sie auch hohe Responseraten. Bewährt haben sich neben postalischen Varianten mit einem klassischen Faxantwortblatt auch direkte Anmeldemöglichkeiten auf einer speziellen Messe-Website. Hier bieten sich durch Einsatz von Autoresponder-Software oder externen Servicelösungen (z.B. aWeber , AutoresponderPlus usw.) sehr effiziente, schnelle, automatisierte Kommunikationsprozesse an.

Oftmals werden auch solchen temporären Websites auch VIP-Bereiche für Stammkunden oder Key-Accounts mit persönlichem Nutzernamen und Passwort geschütztem Zugang eingerichtet. Die Teilnehmer erhalten dabei Zugang zu einem personalisierten Websitebereich mit verschiedenen weiteren Services: Ob sie nun zusätzliche Eintrittskarten benötigten, konkrete Gesprächstermine vereinbaren, Informationsmaterial anfordern oder sich per SMS erinnern lassen wollen - all das sind Elemente eines modernen bi-direktionalen Kommunikationsprozesses.

Im Mittelpunkt der dritten Phase steht die Erfassung der eingehenden Response über alle Kommunikationskanäle und deren zeitnahe Bearbeitung. Anmeldungen über das Internet sollten dabei direkt in die Web-Datenbank einlaufen, der Rest von einem internen oder externen Service-Center manuell erfasst werden. Jede Person, die direkt ihr Kommen anmeldet, sollte binnen einer Woche die Eintrittskarten für den gewünschten Termin oder das angeforderte Informationsmaterial erhalten. Hier spielt ein Kampagnenmanagement-Tool seine Stärken aus, denn alle beteiligten Mitarbeiter - vor allem der Außendienst - können sich jederzeit selbst in der Datenbank aktuell über Anmeldungen und Reaktionen "ihrer" Ansprechpartner informieren. Damit wird bereits im Vorfeld der Messe eine bessere Ressourcenplanung ermöglicht.

Phase vier betrifft die Messe und deren Nachbereitung. Alle Besuche und die damit verbundenen "Leads" sollten zeitnah in der Datenbank erfasst und die Datensätze durch die neu gewonnnen Informationen ergänzt werden. Dabei gibt auch effiziente Softwaretools mit Einsatz von Visitenkartenscannern und dazu passenden, scanfähig strukturierten Messegesprächsbericht-Formularen (z.B. von CardScan).

So sind alle Mitarbeiter in den verschiedenen Abteilungen stets aktuell darüber informiert, welche Messebesucher mit welchen Wünschen und Bedürfnissen den Messestand besucht haben. Alle relevanten Informationen sind somit auf dem aktuellsten Stand vorhanden und angeforderte Angebote können umgehend erstellt werden. Bewährt hat sich auch die Möglichkeit, allen Besuchern des Messestandes als kleine Aufmerksamkeit nach Ende des Messetags eine "Dankes"-E-Mail zuzustellen, mit der Sie sich noch einmal für das Interesse an Ihrem Stand bedanken.

Das Unternehmen STAR EXPO Ltd. ist ein dynamisches B2B Unternehmen für mobile Ausstellungs- und Präsentationssysteme wie Roll Ups, Pop Ups, Mobiltheken und Prospektständern sowie Verkaufs fördernde Mittel am POS und POI in Deutschland. Ein Großteil der Produkte wird direkt von weltbekannten Herstellern wie Ultima Displays und Expand Media aus Großbritannien bzw. Schweden importiert.

Zum STAR EXPO-Full-Service-Paket gehören des Weiteren umfassende Dienstleistungen in den Bereichen Großformat-Digitaldruck, Messeconsulting sowie Marketingberatung mit Umsetzungssupport unter besonderer Berücksichtigung des professionellen Social Media Marketing.

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