Nachhaltige Kommunikation als Schlüssel für erfolgreiche Software-Implementierung

In mehr als 80% der deutschen Unternehmen wird das Tabellenkalkulationsprogramm Excel zum Planungswerkzeug umgebaut. Dieses wird dann abteilungsspezifisch angepasst, so dass in vielen Firmen die Marketing- oder Vertriebsabteilung ihre Kampagnen und Events mit Excel planen und erstellen. Problematisch wird es erst, wenn der Nutzer beim Durchführen dieser Planungsaufgaben auf erhebliche Excel-Mängel stößt: Dem Programm steht keine einheitliche Datenbasis zur Verfügung, mangelnde Dokumentationsfeatures, sowie die Inkonsistenz der Daten, weil diese nicht rechtzeitig aktualisiert und angepasst werden. Ein weiterer Störungsparameter ist die ungenügende Synchronisation der Excel-Sheets sobald mehrere Anwender auf die Datei zugreifen. Besitzt das Unternehmen verschiedene nationale und internationale Filialen, in denen die Marketing- oder Vertriebsmitarbeiter auf das Planungswerkzeug angewiesen sind, ist der Faktor Aktualität nicht mehr gegeben. Das Bewusstsein über die Restriktionen, die Excel beim Abbilden komplexer Prozesse aufweist, steigt zunehmend in den Unternehmen. Viele Betriebe sehen akuten Handlungsbedarf und setzen sich mit der Frage nach einer spezialisierten Planungssoftware inklusive Budgetierungs- und Reporting-Funktionalität auseinander. Bei seiner Arbeit als Business Consultant bei der doubleSlash Net-Business GmbH berät Oliver Belikan Unternehmen im Bereich Marketing und Vertrieb. Während seiner Tätigkeit unterstützt Belikan die jeweiligen Abteilungen bei der Optimierung und Verbesserung bestehender Planungs- und Reportingabläufe. Häufige Gründe für die Implementierung einer Planungssoftware im Marketing oder anderen Abteilungen sind neben Aufwandsreduzierung, Vereinfachung und Kosteneinsparung auch Motive, die weniger offensichtlich sind. Belikan erklärt: "Viele Unternehmen wollen nicht nur ihre individuelle Marketing Performance verbessern, sondern auch die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Abteilungen, Tochtergesellschaften und internationalen Organisationen effizienter gestalten. Häufig geraten die einzelnen Abteilungen auch unter Druck, weil sich Organisationseinheiten nicht transparent genug darstellen lassen." In einem solchen Fall ist der Einsatz eines professionellen Marketing-Planungstools einfach unerlässlich. Ist die Entscheidung in den Abteilungen für ein solches Werkzeug gefallen, beginnt die Implementierungsphase. Diese wird nur dann erfolgreich, wenn mehrere Faktoren im Einklang gebracht sind: 1. Kommunikation Bereits in der Anfangsphase, wenn interne und externe Rahmenbedingungen analysiert werden sollen, ist es essentiell die Vorstellungen und Erwartungen an die Marketing-Software und die damit einhergehenden Veränderungen in der Abteilung klar zu kommunizieren. "Je nach Projektgröße kann dieses auch von einem entsprechenden Kommunikationskonzept begleitet werden" erläutert Belikan. Der Experte weiß, dass vor allem auch der interne Dienstleistungsgedanke erst in den Köpfen der Unternehmen mentalisiert werden muss. 2. Projektgruppen bilden Die Schaffung einer Projektgruppe ist immer sinnvoll. Dabei hängt die Größe und Zusammensetzung dieser Gruppe vom Charakter des eigentlichen Projekts ab. Handelt es sich dabei um ein Pilotprojekt sollte die Gruppe in einem kleinen Rahmen agieren. Muss hingegen aus politischen oder organisatorischen Gründen dem Projekt eine spezielle Gewichtung verliehen werden, so ist das Bilden einer größeren Gruppe unabdingbar. 3. Meilensteine planen Das Erstellen eines verbindlichen Zeitplans sowie das Definieren von Meilensteinen ist ebenfalls ein relevanter Faktor für die erfolgreiche Implementierung einer neuen Marketingsoftware. Nebeneffekte, die durch eine feste Planung begünstigt werden, sind Vertrauen und Verlässlichkeit. Diese Eigenschaften sind ausschlaggebend für eine konstruktive Zusammenarbeit, auch wenn schon frühzeitig erkennbar ist, dass nicht alle Bedürfnisse in der ersten Phase berücksichtigt werden können. 4. Aus Betroffenen Beteiligte machen Die Software, die ein Unternehmen in die jeweiligen Abteilungen einsetzen möchte, sollte sich immer an die bestehenden Abteilungsprozesse anpassen und diese optimieren. Aus diesem Grund ist es wichtig auch die beteiligten Mitarbeiter in den Implementierungsprozess mit einzubeziehen. Denn: Ein System ohne Nutzer hat keinen Nutzen. "Ziel der Einführung einer neuen Software sollte es sein, dass auch den Mitarbeitern der Mehrwert dieses Tools vor Augen geführt wird. Da die Mitarbeiter diejenigen sind, die das neue Planungswerkzeug nutzen werden, sollten auch sie Freude daran haben und ein solches System als wertvoll und unverzichtbar schätzen lernen" fasst Oliver Belikan zusammen. Wird ein umfassendes zentrales Planungsinstrument wie beispielsweise ein Marketingplanungstool in ein Unternehmen neu eingeführt, sollte auf die umfangreichen Erfahrungen des spezialisierten Dienstleisters zurückgegriffen werden: Bei der Implementierung der Kernfunktionalitäten ist eine Unterstützung durch den Dienstleister auf jeden Fall erforderlich, weil diese das Grundgerüst der Software darstellen und entsprechende Erfahrungswerte haben. Das gemeinsame Kommunizieren zwischen Dienstleister und Unternehmen ist zu jeder Zeit der Zusammenarbeit bedeutend, da nur durch eine entsprechende Beratung, Vorbereitung und qualifizierte Workshops, die erfolgreiche Implementierung des Marketingplanungstools auch zu einer erfolgreichen Inbetriebnahme der selbigen führen. Unternehmensprofil: Über die Firma doubleSlash Die doubleSlash Net-Business GmbH ist spezialisiert auf Projektgeschäft und Produktentwicklung im Umfeld von Unternehmenssoftware. Das Leistungsspektrum umfasst den gesamten Lebenslauf einer Software: Von der Beratung über Konzeption, Entwicklung bis hin zu Betrieb und Wartung. doubleSlash wurde 1999 gegründet und beschäftigt heute über 80 Mitarbeiter bei einem Jahresumsatz von rund 6,2 Mio. Euro. Kunden sind international agierende Unternehmen wie die BMW AG, HUGO BOSS AG, Deutsche Post AG oder Deutsche Telekom AG. doubleSlash Net-Business GmbH Nina Dziewas Marketingleitung Otto-Lilienthal-Str. 2 88046 Friedrichshafen Tel.: +49 7541 70078-0 Fax: +49 7541 70078-111 nina.dziewas@doubleslash.de www.doubleSlash.de www.marketingplanner.de

In mehr als 80% der deutschen Unternehmen wird das Tabellenkalkulationsprogramm Excel zum Planungswerkzeug umgebaut. Dieses wird dann abteilungsspezifisch angepasst, so dass in vielen Firmen die Marketing- oder Vertriebsabteilung ihre Kampagnen und Events mit Excel planen und erstellen. Problematisch wird es erst, wenn der Nutzer beim Durchführen dieser Planungsaufgaben auf erhebliche Excel-Mängel stößt: Dem Programm steht keine einheitliche Datenbasis zur Verfügung, mangelnde Dokumentationsfeatures, sowie die Inkonsistenz der Daten, weil diese nicht rechtzeitig aktualisiert und angepasst werden. Ein weiterer Störungsparameter ist die ungenügende Synchronisation der Excel-Sheets sobald mehrere Anwender auf die Datei zugreifen. Besitzt das Unternehmen verschiedene nationale und internationale Filialen, in denen die Marketing- oder Vertriebsmitarbeiter auf das Planungswerkzeug angewiesen sind, ist der Faktor Aktualität nicht mehr gegeben. Das Bewusstsein über die Restriktionen, die Excel beim Abbilden komplexer Prozesse aufweist, steigt zunehmend in den Unternehmen. Viele Betriebe sehen akuten Handlungsbedarf und setzen sich mit der Frage nach einer spezialisierten Planungssoftware inklusive Budgetierungs- und Reporting-Funktionalität auseinander. Bei seiner Arbeit als Business Consultant bei der doubleSlash Net-Business GmbH berät Oliver Belikan Unternehmen im Bereich Marketing und Vertrieb. Während seiner Tätigkeit unterstützt Belikan die jeweiligen Abteilungen bei der Optimierung und Verbesserung bestehender Planungs- und Reportingabläufe. Häufige Gründe für die Implementierung einer Planungssoftware im Marketing oder anderen Abteilungen sind neben Aufwandsreduzierung, Vereinfachung und Kosteneinsparung auch Motive, die weniger offensichtlich sind. Belikan erklärt: "Viele Unternehmen wollen nicht nur ihre individuelle Marketing Performance verbessern, sondern auch die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Abteilungen, Tochtergesellschaften und internationalen Organisationen effizienter gestalten. Häufig geraten die einzelnen Abteilungen auch unter Druck, weil sich Organisationseinheiten nicht transparent genug darstellen lassen." In einem solchen Fall ist der Einsatz eines professionellen Marketing-Planungstools einfach unerlässlich. Ist die Entscheidung in den Abteilungen für ein solches Werkzeug gefallen, beginnt die Implementierungsphase. Diese wird nur dann erfolgreich, wenn mehrere Faktoren im Einklang gebracht sind: 1. Kommunikation Bereits in der Anfangsphase, wenn interne und externe Rahmenbedingungen analysiert werden sollen, ist es essentiell die Vorstellungen und Erwartungen an die Marketing-Software und die damit einhergehenden Veränderungen in der Abteilung klar zu kommunizieren. "Je nach Projektgröße kann dieses auch von einem entsprechenden Kommunikationskonzept begleitet werden" erläutert Belikan. Der Experte weiß, dass vor allem auch der interne Dienstleistungsgedanke erst in den Köpfen der Unternehmen mentalisiert werden muss. 2. Projektgruppen bilden Die Schaffung einer Projektgruppe ist immer sinnvoll. Dabei hängt die Größe und Zusammensetzung dieser Gruppe vom Charakter des eigentlichen Projekts ab. Handelt es sich dabei um ein Pilotprojekt sollte die Gruppe in einem kleinen Rahmen agieren. Muss hingegen aus politischen oder organisatorischen Gründen dem Projekt eine spezielle Gewichtung verliehen werden, so ist das Bilden einer größeren Gruppe unabdingbar. 3. Meilensteine planen Das Erstellen eines verbindlichen Zeitplans sowie das Definieren von Meilensteinen ist ebenfalls ein relevanter Faktor für die erfolgreiche Implementierung einer neuen Marketingsoftware. Nebeneffekte, die durch eine feste Planung begünstigt werden, sind Vertrauen und Verlässlichkeit. Diese Eigenschaften sind ausschlaggebend für eine konstruktive Zusammenarbeit, auch wenn schon frühzeitig erkennbar ist, dass nicht alle Bedürfnisse in der ersten Phase berücksichtigt werden können. 4. Aus Betroffenen Beteiligte machen Die Software, die ein Unternehmen in die jeweiligen Abteilungen einsetzen möchte, sollte sich immer an die bestehenden Abteilungsprozesse anpassen und diese optimieren. Aus diesem Grund ist es wichtig auch die beteiligten Mitarbeiter in den Implementierungsprozess mit einzubeziehen. Denn: Ein System ohne Nutzer hat keinen Nutzen. "Ziel der Einführung einer neuen Software sollte es sein, dass auch den Mitarbeitern der Mehrwert dieses Tools vor Augen geführt wird. Da die Mitarbeiter diejenigen sind, die das neue Planungswerkzeug nutzen werden, sollten auch sie Freude daran haben und ein solches System als wertvoll und unverzichtbar schätzen lernen" fasst Oliver Belikan zusammen. Wird ein umfassendes zentrales Planungsinstrument wie beispielsweise ein Marketingplanungstool in ein Unternehmen neu eingeführt, sollte auf die umfangreichen Erfahrungen des spezialisierten Dienstleisters zurückgegriffen werden: Bei der Implementierung der Kernfunktionalitäten ist eine Unterstützung durch den Dienstleister auf jeden Fall erforderlich, weil diese das Grundgerüst der Software darstellen und entsprechende Erfahrungswerte haben. Das gemeinsame Kommunizieren zwischen Dienstleister und Unternehmen ist zu jeder Zeit der Zusammenarbeit bedeutend, da nur durch eine entsprechende Beratung, Vorbereitung und qualifizierte Workshops, die erfolgreiche Implementierung des Marketingplanungstools auch zu einer erfolgreichen Inbetriebnahme der selbigen führen. Unternehmensprofil: Über die Firma doubleSlash Die doubleSlash Net-Business GmbH ist spezialisiert auf Projektgeschäft und Produktentwicklung im Umfeld von Unternehmenssoftware. Das Leistungsspektrum umfasst den gesamten Lebenslauf einer Software: Von der Beratung über Konzeption, Entwicklung bis hin zu Betrieb und Wartung. doubleSlash wurde 1999 gegründet und beschäftigt heute über 80 Mitarbeiter bei einem Jahresumsatz von rund 6,2 Mio. Euro. Kunden sind international agierende Unternehmen wie die BMW AG, HUGO BOSS AG, Deutsche Post AG oder Deutsche Telekom AG. doubleSlash Net-Business GmbH Nina Dziewas Marketingleitung Otto-Lilienthal-Str. 2 88046 Friedrichshafen Tel.: +49 7541 70078-0 Fax: +49 7541 70078-111 nina.dziewas@doubleslash.de www.doubleSlash.de www.marketingplanner.de

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