Die E-Mail-Archivierung ist für Unternehmen Pflicht

Unternehmen, die elektronische Post nutzen, sind zur Archivierung gesetzlich verpflichtet - Aktion von der antispameurope GmbH bis 1. Juli 2010.

Kaum einer weiß es, dabei ist es bereits seit 2002 gesetzlich vorgeschrieben: Digitale Daten, die ein Unternehmen erreichen oder verlassen, müssen unverändert und unveränderbar gespeichert werden, sodass im Zweifel nachgewiesen werden kann, dass die E-Mails nicht im Nachhinein manipuliert wurden. Bei geschäftlichen E-Mails ist dies besonders wichtig.

Steuerlich relevanter elektronischer Schriftverkehr muss, wie ein Papierdokument, in der Regel zwischen sechs und zehn Jahren aufbewahrt werden. Die Abgabenordnung schreibt nach Paragraf 146 Abs. 5 Satz 2 und 3 AO (Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen) vor, dass Dokumente auf Datenträgern während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und sofort lesbar sein muss.

Ist ein deutsches Unternehmen an der amerikanischen Börse gelistet oder hat es in den USA eine Niederlassung, gelten zusätzlich die dortigen Richtlinien. Der Sarbanes-Oxley Act (SOX) von 2002 schreibt unter anderem vor, alle finanzrelevanten E-Mails revisionssicher zu archivieren.

Eine Schonfrist gibt es nicht. Dieser Regel liegt das so genannte "GDPdU" zu Grunde (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen).

Der Experte André Große von der Internetberater-Firma spiroconsult aus Tangstedt erklärt: "Die archivierten Daten müssen einen Schutz vor Veränderung und Verfälschung haben, vollständig sein, lückenlos und nachvollziehbar für das Gesamtverfahren und gleich abrufbar. Große fährt fort: "Eine enorme Herausforderung, der klassische Backup-Lösungen und Datenträger kaum gewachsen sind. Die Folge: Überlastete E-Mail-Systeme behindern die tägliche Arbeit und führen zu hohen Ausgaben für Speicherplatz und Administration. Backups und Recovery benötigen zudem untragbar viele Stunden.

Hinzu kommt das rechtliche Risiko: Schafft ein Unternehmer vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen E-Mails beiseite, manipuliert oder löscht er sie, muss er bei einer Prüfung mit einer Geld- oder mit Freiheitsstrafe bis zu zwei Jahren rechnen. Bei fahrlässiger Handlungsweise kann es auch rechtliche Konsequenzen für die IT-Leiter haben. Eine Abmahnung oder gar einer Kündigung können die Folge sein.

Ein hohes Risiko, das sich mit einer komfortablen und rechtssicheren Online-Lösung umgehen lässt: Alle ein- und ausgehenden Mails werden automatisch kopiert und im Online-Archiv sicher abgelegt, bevor diese ohne Zeitverzögerung ins Postfach zugestellt werden.

Der Fachmann rät: "Ein online E-Mail-Archivierungsservice bringt seine Kunden auf die sichere Seite: Alle ein- und ausgehenden Mails werden vollautomatisch archiviert. Und zwar genau so, wie die Nachrichten das Unternehmen erreichen bzw. verlassen. Damit erfüllen die Anwender nicht nur die hohen gesetzlichen Anforderung der E-Mail-Archivierung, sondern finden auch mühelos zurückliegende E-Mails wieder." Dank der integrierten, intuitiven Suchfunktion findet man alte Mails jederzeit per Mausklick. So lassen sich wichtige Nachrichten auch nach Jahren ohne langes Suchen aufspüren. Der Geschäftsführer von spiroconsult rät zusätzlich: "Wer auf einen Klick die wichtigen Mails gleich finden möchte, richtet sich einfach eine Prüfer-Mailbox ein. Das ermöglicht den direkten Zugriff auf alle relevanten E-Mails des gefragten Zeitraums."

Ein weiterer Vorteil liegt klar auf der Hand: Es wird keine zusätzliche Hard- und Software benötigt. Deshalb spart man sich auch gleich den Aufwand für Installationen und Wartung. Stattdessen wird der Nachrichtenstrom über antispameurope geleitet, wo automatisch eine Kopie jeder E-Mail abgelegt wird.

Große abschließend: "Jedoch muss man sich bewusst machen: E-Mail-Archivierung betrifft jedes Unternehmen. Alle E-Mails sind nur ein Teil der steuerrelevanten Daten. Deshalb sollte die E-Mail-Archivierung nicht als Insellösung, sondern als Teil beim Aufbau eines unternehmensweiten Dokumenten-Managements betrachtet werden."

Die antispameurope GmbH bietet über ihre Premium-Partner wie spiroconsult allen Neukunden noch bis 1. Juli 2010 25-Prozent-Rabatt auf den Listenpreis für das E-Mail-Archiv für das erste Jahr.
spiroconsult (www.spiro-consult.de) plant, erstellt und pflegt seit 1998 Internetauftritte kleiner und mittelständischer Unternehmen. Schwerpunkt ist die vertriebs- und marketingorientierte Vorgehensweise, die Kunden dazu verhilft, einen klar plan- und erkennbaren Nutzen aus dem Firmen-Internetauftritt zu ziehen.
spiroconsult GmbH & Co. KG
André Große
Große Twiete 19B
25499
Tangstedt
presseinfo@spiro-consult.de
01805 777 911
http://spiro-consult.de/presse/

Unternehmen, die elektronische Post nutzen, sind zur Archivierung gesetzlich verpflichtet - Aktion von der antispameurope GmbH bis 1. Juli 2010.

Kaum einer weiß es, dabei ist es bereits seit 2002 gesetzlich vorgeschrieben: Digitale Daten, die ein Unternehmen erreichen oder verlassen, müssen unverändert und unveränderbar gespeichert werden, sodass im Zweifel nachgewiesen werden kann, dass die E-Mails nicht im Nachhinein manipuliert wurden. Bei geschäftlichen E-Mails ist dies besonders wichtig.

Steuerlich relevanter elektronischer Schriftverkehr muss, wie ein Papierdokument, in der Regel zwischen sechs und zehn Jahren aufbewahrt werden. Die Abgabenordnung schreibt nach Paragraf 146 Abs. 5 Satz 2 und 3 AO (Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen) vor, dass Dokumente auf Datenträgern während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und sofort lesbar sein muss.

Ist ein deutsches Unternehmen an der amerikanischen Börse gelistet oder hat es in den USA eine Niederlassung, gelten zusätzlich die dortigen Richtlinien. Der Sarbanes-Oxley Act (SOX) von 2002 schreibt unter anderem vor, alle finanzrelevanten E-Mails revisionssicher zu archivieren.

Eine Schonfrist gibt es nicht. Dieser Regel liegt das so genannte "GDPdU" zu Grunde (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen).

Der Experte André Große von der Internetberater-Firma spiroconsult aus Tangstedt erklärt: "Die archivierten Daten müssen einen Schutz vor Veränderung und Verfälschung haben, vollständig sein, lückenlos und nachvollziehbar für das Gesamtverfahren und gleich abrufbar. Große fährt fort: "Eine enorme Herausforderung, der klassische Backup-Lösungen und Datenträger kaum gewachsen sind. Die Folge: Überlastete E-Mail-Systeme behindern die tägliche Arbeit und führen zu hohen Ausgaben für Speicherplatz und Administration. Backups und Recovery benötigen zudem untragbar viele Stunden.

Hinzu kommt das rechtliche Risiko: Schafft ein Unternehmer vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen E-Mails beiseite, manipuliert oder löscht er sie, muss er bei einer Prüfung mit einer Geld- oder mit Freiheitsstrafe bis zu zwei Jahren rechnen. Bei fahrlässiger Handlungsweise kann es auch rechtliche Konsequenzen für die IT-Leiter haben. Eine Abmahnung oder gar einer Kündigung können die Folge sein.

Ein hohes Risiko, das sich mit einer komfortablen und rechtssicheren Online-Lösung umgehen lässt: Alle ein- und ausgehenden Mails werden automatisch kopiert und im Online-Archiv sicher abgelegt, bevor diese ohne Zeitverzögerung ins Postfach zugestellt werden.

Der Fachmann rät: "Ein online E-Mail-Archivierungsservice bringt seine Kunden auf die sichere Seite: Alle ein- und ausgehenden Mails werden vollautomatisch archiviert. Und zwar genau so, wie die Nachrichten das Unternehmen erreichen bzw. verlassen. Damit erfüllen die Anwender nicht nur die hohen gesetzlichen Anforderung der E-Mail-Archivierung, sondern finden auch mühelos zurückliegende E-Mails wieder." Dank der integrierten, intuitiven Suchfunktion findet man alte Mails jederzeit per Mausklick. So lassen sich wichtige Nachrichten auch nach Jahren ohne langes Suchen aufspüren. Der Geschäftsführer von spiroconsult rät zusätzlich: "Wer auf einen Klick die wichtigen Mails gleich finden möchte, richtet sich einfach eine Prüfer-Mailbox ein. Das ermöglicht den direkten Zugriff auf alle relevanten E-Mails des gefragten Zeitraums."

Ein weiterer Vorteil liegt klar auf der Hand: Es wird keine zusätzliche Hard- und Software benötigt. Deshalb spart man sich auch gleich den Aufwand für Installationen und Wartung. Stattdessen wird der Nachrichtenstrom über antispameurope geleitet, wo automatisch eine Kopie jeder E-Mail abgelegt wird.

Große abschließend: "Jedoch muss man sich bewusst machen: E-Mail-Archivierung betrifft jedes Unternehmen. Alle E-Mails sind nur ein Teil der steuerrelevanten Daten. Deshalb sollte die E-Mail-Archivierung nicht als Insellösung, sondern als Teil beim Aufbau eines unternehmensweiten Dokumenten-Managements betrachtet werden."

Die antispameurope GmbH bietet über ihre Premium-Partner wie spiroconsult allen Neukunden noch bis 1. Juli 2010 25-Prozent-Rabatt auf den Listenpreis für das E-Mail-Archiv für das erste Jahr.
spiroconsult (www.spiro-consult.de) plant, erstellt und pflegt seit 1998 Internetauftritte kleiner und mittelständischer Unternehmen. Schwerpunkt ist die vertriebs- und marketingorientierte Vorgehensweise, die Kunden dazu verhilft, einen klar plan- und erkennbaren Nutzen aus dem Firmen-Internetauftritt zu ziehen.
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