Exportkontrolle und Präferenzkalkulation - Rechtssicherheit im Außenhandel

Im Außenhandel spielen heute über die reine Einfuhr- und Ausfuhranmeldung hinaus zahlreiche steuerliche und rechtliche Aspekte eine Rolle. Sanktionsverordnungen und Präferenzkalkulation sind hierfür nur zwei Beispiele. Hinzu kommt, dass Einfuhren, Ausfuhren und alle weiteren zollrechtlich relevanten Vorgänge zukünftig ausschließlich elektronisch über das ATLAS-Verfahren abgewickelt werden sollen. Zoll und Außenhandel sind heute derart komplex, dass Unternehmen sie – ähnlich wie Steuerangelegenheiten – nur noch mit Hilfe erfahrener Experten und einer leistungsstarken Software effizient und konform mit den geltenden rechtlichen Bestimmungen abwickeln können.

ATLAS ist ein elektronisches Verfahren, das die Zollabwicklung vereinfacht und beschleunigt, denn es macht papiergebundene Dokumente und das persönliche Erscheinen auf dem Zollamt überflüssig. Seit 1. Juli 2009 ist die Teilnahme am ATLAS-Ausfuhr-Verfahren in Deutschland bereits verpflichtend. Die bisher geltende 1.000-Euro-Untergrenze, ab der Waren über ATLAS-Ausfuhr beim Zoll angemeldet werden müssen, soll aufgehoben werden. So sieht es der neue Zollkodex vor, der voraussichtlich bis 2015 rechtsgültig wird. Dann müssen ausnahmslos alle ausgeführten Waren über ATLAS-Ausfuhr angemeldet werden. Der neue Zollkodex macht darüber hinaus die Nutzung des ATLAS-Einfuhr-Verfahrens für alle importierenden Unternehmen verbindlich. Experten gehen davon aus, dass bis dahin bundesweit noch mehrere zehntausend Unternehmen auf das elektronische Verfahren umstellen müssen. Die Wahl der Software, über die ein Unternehmen am ATLAS-Verfahren teilnimmt, ist diesem freigestellt. Einzige Bedingung: Die Software muss vom Zoll zertifiziert sein. Aktuell gibt es eine ganze Reihe von Anbietern, die ATLAS-Teilnehmer-Software mit unterschiedlichem Funktionsumfang und Nutzerkomfort zur Verfügung stellen. Dabei ist vor allem der Einsatz von webbasierten Lösungen mit gesicherten Datenleitungen eine attraktive Alternative. Der Anwender hat hier den Vorteil, dass das System vom Anbieter kontinuierlich aktuell gehalten wird – er sich also weder um die Installation neuer ATLAS-Releases noch um die Aktualisierung von Zolltarifen, Formularen o. Ä. kümmern muss.

Präferenzkalkulation
Ein umfassender und insbesondere für Industrieunternehmen wichtiger Themenkomplex im Bereich Außenhandel ist die Präferenzkalkulation. Sie ermöglicht es, ein Produkt zollfrei oder zollvergünstigt in das jeweilige Bestimmungsland auszuführen, sofern zwischen dem Ursprungs- und dem Bestimmungsland ein Präferenzabkommen besteht. Möchte ein Hersteller die Präferenzbehandlung nutzen, muss er für jede exportierte Ware eine lückenlose Präferenzkalkulation erstellen. Der damit verbundene Aufwand lohnt sich in vielen Fällen: Der Empfänger der Ware kann diese zu ermäßigten Zöllen oder gar zollfrei einführen, sofern bestimmte Ursprungskriterien und Schwellenwerte erfüllt sind. Im Wettbewerb mit Waren aus Nicht-EU-Ländern kann die Präferenzkalkulation für den Hersteller deshalb letztendlich den ausschlaggebenden Preisvorteil bedeuten, der zum Erwerb seines Produkts führt. Dieses Potenzial sollte unbedingt ausgeschöpft werden. Um zu errechnen, ab welchem Ab-Werk-Preis eine Lieferung zollfrei oder zollbegünstigt durchgeführt werden kann, bietet sich der die Nutzung einer Präferenzkalkulations-Software an. Mit einer solchen Software können Unternehmen bereits in der Konstruktionsphase oder bei der Stücklistenerstellung verschiedene Szenarien simulieren. Durch den Austausch von Material mit bzw. ohne Ursprungsnachweis in den Szenarien wird überprüft, unter welchen Bedingungen das fertige Produkt die Präferenzberechtigung erhält. Ein weiterer Vorteil einer Präferenzkalkulations-Software: Sie stellt sicher, dass die Präferenz exakt berechnet wird und dass für alle berücksichtigten Teile eine gültige Lieferantenerklärung vorliegt. Diese Dokumente sind immer nur befristet gültig – teilweise sogar nur für eine einzige Sendung – und müssen vom Exporteur bei Ablauf ggf. beim Lieferanten neu angefordert werden. Eine gute Software versendet die entsprechenden Anforderungsmails bei Bedarf vollautomatisiert. Auch die Präferenzkalkulation an sich läuft bei komfortablen Softwareprodukten größtenteils automatisiert ab: Die benötigten Daten wie z. B. Stücklisten, Materialstammsätze oder Preise übernimmt die Software über standardisierte Schnittstellen vollautomatisch aus dem Warenwirtschaftssystem.

Exportkontrolle mit integrierter Sanktionsprüfung
Die Exportkontrolle stellt außenwirtschaftsrechtlich eine Pflicht für jedes exportierende Unternehmen dar und die Sanktionsprüfung nimmt dabei einen wesentlichen Teil ein. Bei Nichteinhaltung der gesetzlichen Bestimmungen drohen empfindliche Strafen. Deshalb ist es ratsam, eine IT-Lösung zur Durchführung der Sanktionsprüfung einzusetzen. Eine händische Überprüfung ist aufgrund der Vielzahl der Personen- und Firmennamen auf den Sanktionslisten nicht mehr praktikabel. Es finden sich hier aktuell rund 18.000 Einzelpersonen und Organisationen, zu denen Unternehmen weder in direkten noch indirekten Kontakt treten dürfen. Die derzeit rechtsgültigen Sanktionslisten basieren auf den EU-Antiterror-Verordnungen (2580/2001 und 881/2002). Unabhängig vom EU-Recht haben die USA eigene Sanktionslisten, d. h. sobald ein Unternehmen in Kontakt mit den USA steht, müssen auch diese (SDN-Listen) geprüft werden. Des Weiteren sind im Rahmen der Exportkontrolle die Länderembargos zu beachten und zu prüfen. Die Anzahl der betroffenen Länder ist zwar überschaubar, jedoch sind Inhalt und Umfang der Embargos sehr unterschiedlich und können zahlreiche Verbote und Einschränkungen enthalten. Darüber hinaus sind die Güterlisten – derzeit die Ausfuhrliste Abschnitt A (Liste für Waffen, Munition und Rüstungsgüter) und Abschnitt C (Anhänge der Dual-Use-Güter-Verordnung) – zu berücksichtigen. Nur so kann sicher entschieden werden, ob die Ware genehmigungspflichtig ist oder nicht. Damit ist eine konsequente Kontrolle nur noch IT-gestützt möglich – auch weil Unternehmen die Prüfungen regelmäßig dokumentieren sollten.

Fazit
Wichtige Themenkomplexe in für den Außenhandel fertigenden Unternehmen – wie Präferenzkalkulation und Sanktionsprüfung – haben derart an Komplexität gewonnen, dass sie kaum noch ohne eine leistungsfähige, kontinuierlich aktualisierte Software abzuwickeln sind. Es handelt sich hier außerdem um Abläufe, die fast alle Unternehmensbereiche betreffen, von der IT über die Geschäftsführung und den Vertrieb bis hin zum Einkauf. Unternehmen, die in eine umfassende, komfortable Software investieren, profitieren hier jedoch nicht nur von einer hohen Rechtssicherheit. Die mit der Zollabwicklung beauftragten Mitarbeiter werden spürbar entlastet, da nicht wertschöpfende Tätigkeiten wie die Dokumentation aller Vorgänge, deren Archivierung, Prüfungen und Kalkulationen vom System vollautomatisch durchgeführt werden. Bei der Nutzung einer Präferenzkalkulations-Software können die vom System errechneten günstigeren Zolltarife darüber hinaus einen echten Verkaufsvorteil im internationalen Wettbewerb bedeuten.

BEO – das Unternehmen
Die BEO GmbH mit Hauptstandort in Endingen bei Freiburg hat sich auf Softwareprodukte und Dienstleistungen für die Bereiche Zollabfertigung und Versandabwicklung spezialisiert. 1987 vom Geschäftsführer Clemens Sexauer gegründet, beschäftigt das Unternehmen inzwischen mehr als 60 Mitarbeiter an vier Standorten. Die Produktlinien zur Zollabfertigung sowie zur Präferenzkalkulation und Sanktionsprüfung werden kontinuierlich an die aktuellen rechtlichen Vorgaben angepasst und gewährleisten für Anwender Rechtssicherheit und die permanente Einhaltung aktueller Vorschriften und Richtlinien. Für den Versand bietet BEO Softwareanwendungen für die Packstück-, Sendungs- sowie die Gefahrgutabwicklung an. Alle Softwareprodukte von BEO sind modular konzipiert und sowohl als Inhouse- als auch als webbasierte Mietlösungen (SaaS) verfügbar.

Unternehmenskontakt
Clemens Sexauer • BEO GmbH
Ensisheimer Str. 6–8 • 79346 Endingen
Telefon: 07642-900 30 • Fax: 07642-900 399
E-Mail: presse@beo-software.de • Internet: www.beo-software.de

Im Außenhandel spielen heute über die reine Einfuhr- und Ausfuhranmeldung hinaus zahlreiche steuerliche und rechtliche Aspekte eine Rolle. Sanktionsverordnungen und Präferenzkalkulation sind hierfür nur zwei Beispiele. Hinzu kommt, dass Einfuhren, Ausfuhren und alle weiteren zollrechtlich relevanten Vorgänge zukünftig ausschließlich elektronisch über das ATLAS-Verfahren abgewickelt werden sollen. Zoll und Außenhandel sind heute derart komplex, dass Unternehmen sie – ähnlich wie Steuerangelegenheiten – nur noch mit Hilfe erfahrener Experten und einer leistungsstarken Software effizient und konform mit den geltenden rechtlichen Bestimmungen abwickeln können.

ATLAS ist ein elektronisches Verfahren, das die Zollabwicklung vereinfacht und beschleunigt, denn es macht papiergebundene Dokumente und das persönliche Erscheinen auf dem Zollamt überflüssig. Seit 1. Juli 2009 ist die Teilnahme am ATLAS-Ausfuhr-Verfahren in Deutschland bereits verpflichtend. Die bisher geltende 1.000-Euro-Untergrenze, ab der Waren über ATLAS-Ausfuhr beim Zoll angemeldet werden müssen, soll aufgehoben werden. So sieht es der neue Zollkodex vor, der voraussichtlich bis 2015 rechtsgültig wird. Dann müssen ausnahmslos alle ausgeführten Waren über ATLAS-Ausfuhr angemeldet werden. Der neue Zollkodex macht darüber hinaus die Nutzung des ATLAS-Einfuhr-Verfahrens für alle importierenden Unternehmen verbindlich. Experten gehen davon aus, dass bis dahin bundesweit noch mehrere zehntausend Unternehmen auf das elektronische Verfahren umstellen müssen. Die Wahl der Software, über die ein Unternehmen am ATLAS-Verfahren teilnimmt, ist diesem freigestellt. Einzige Bedingung: Die Software muss vom Zoll zertifiziert sein. Aktuell gibt es eine ganze Reihe von Anbietern, die ATLAS-Teilnehmer-Software mit unterschiedlichem Funktionsumfang und Nutzerkomfort zur Verfügung stellen. Dabei ist vor allem der Einsatz von webbasierten Lösungen mit gesicherten Datenleitungen eine attraktive Alternative. Der Anwender hat hier den Vorteil, dass das System vom Anbieter kontinuierlich aktuell gehalten wird – er sich also weder um die Installation neuer ATLAS-Releases noch um die Aktualisierung von Zolltarifen, Formularen o. Ä. kümmern muss.

Präferenzkalkulation
Ein umfassender und insbesondere für Industrieunternehmen wichtiger Themenkomplex im Bereich Außenhandel ist die Präferenzkalkulation. Sie ermöglicht es, ein Produkt zollfrei oder zollvergünstigt in das jeweilige Bestimmungsland auszuführen, sofern zwischen dem Ursprungs- und dem Bestimmungsland ein Präferenzabkommen besteht. Möchte ein Hersteller die Präferenzbehandlung nutzen, muss er für jede exportierte Ware eine lückenlose Präferenzkalkulation erstellen. Der damit verbundene Aufwand lohnt sich in vielen Fällen: Der Empfänger der Ware kann diese zu ermäßigten Zöllen oder gar zollfrei einführen, sofern bestimmte Ursprungskriterien und Schwellenwerte erfüllt sind. Im Wettbewerb mit Waren aus Nicht-EU-Ländern kann die Präferenzkalkulation für den Hersteller deshalb letztendlich den ausschlaggebenden Preisvorteil bedeuten, der zum Erwerb seines Produkts führt. Dieses Potenzial sollte unbedingt ausgeschöpft werden. Um zu errechnen, ab welchem Ab-Werk-Preis eine Lieferung zollfrei oder zollbegünstigt durchgeführt werden kann, bietet sich der die Nutzung einer Präferenzkalkulations-Software an. Mit einer solchen Software können Unternehmen bereits in der Konstruktionsphase oder bei der Stücklistenerstellung verschiedene Szenarien simulieren. Durch den Austausch von Material mit bzw. ohne Ursprungsnachweis in den Szenarien wird überprüft, unter welchen Bedingungen das fertige Produkt die Präferenzberechtigung erhält. Ein weiterer Vorteil einer Präferenzkalkulations-Software: Sie stellt sicher, dass die Präferenz exakt berechnet wird und dass für alle berücksichtigten Teile eine gültige Lieferantenerklärung vorliegt. Diese Dokumente sind immer nur befristet gültig – teilweise sogar nur für eine einzige Sendung – und müssen vom Exporteur bei Ablauf ggf. beim Lieferanten neu angefordert werden. Eine gute Software versendet die entsprechenden Anforderungsmails bei Bedarf vollautomatisiert. Auch die Präferenzkalkulation an sich läuft bei komfortablen Softwareprodukten größtenteils automatisiert ab: Die benötigten Daten wie z. B. Stücklisten, Materialstammsätze oder Preise übernimmt die Software über standardisierte Schnittstellen vollautomatisch aus dem Warenwirtschaftssystem.

Exportkontrolle mit integrierter Sanktionsprüfung
Die Exportkontrolle stellt außenwirtschaftsrechtlich eine Pflicht für jedes exportierende Unternehmen dar und die Sanktionsprüfung nimmt dabei einen wesentlichen Teil ein. Bei Nichteinhaltung der gesetzlichen Bestimmungen drohen empfindliche Strafen. Deshalb ist es ratsam, eine IT-Lösung zur Durchführung der Sanktionsprüfung einzusetzen. Eine händische Überprüfung ist aufgrund der Vielzahl der Personen- und Firmennamen auf den Sanktionslisten nicht mehr praktikabel. Es finden sich hier aktuell rund 18.000 Einzelpersonen und Organisationen, zu denen Unternehmen weder in direkten noch indirekten Kontakt treten dürfen. Die derzeit rechtsgültigen Sanktionslisten basieren auf den EU-Antiterror-Verordnungen (2580/2001 und 881/2002). Unabhängig vom EU-Recht haben die USA eigene Sanktionslisten, d. h. sobald ein Unternehmen in Kontakt mit den USA steht, müssen auch diese (SDN-Listen) geprüft werden. Des Weiteren sind im Rahmen der Exportkontrolle die Länderembargos zu beachten und zu prüfen. Die Anzahl der betroffenen Länder ist zwar überschaubar, jedoch sind Inhalt und Umfang der Embargos sehr unterschiedlich und können zahlreiche Verbote und Einschränkungen enthalten. Darüber hinaus sind die Güterlisten – derzeit die Ausfuhrliste Abschnitt A (Liste für Waffen, Munition und Rüstungsgüter) und Abschnitt C (Anhänge der Dual-Use-Güter-Verordnung) – zu berücksichtigen. Nur so kann sicher entschieden werden, ob die Ware genehmigungspflichtig ist oder nicht. Damit ist eine konsequente Kontrolle nur noch IT-gestützt möglich – auch weil Unternehmen die Prüfungen regelmäßig dokumentieren sollten.

Fazit
Wichtige Themenkomplexe in für den Außenhandel fertigenden Unternehmen – wie Präferenzkalkulation und Sanktionsprüfung – haben derart an Komplexität gewonnen, dass sie kaum noch ohne eine leistungsfähige, kontinuierlich aktualisierte Software abzuwickeln sind. Es handelt sich hier außerdem um Abläufe, die fast alle Unternehmensbereiche betreffen, von der IT über die Geschäftsführung und den Vertrieb bis hin zum Einkauf. Unternehmen, die in eine umfassende, komfortable Software investieren, profitieren hier jedoch nicht nur von einer hohen Rechtssicherheit. Die mit der Zollabwicklung beauftragten Mitarbeiter werden spürbar entlastet, da nicht wertschöpfende Tätigkeiten wie die Dokumentation aller Vorgänge, deren Archivierung, Prüfungen und Kalkulationen vom System vollautomatisch durchgeführt werden. Bei der Nutzung einer Präferenzkalkulations-Software können die vom System errechneten günstigeren Zolltarife darüber hinaus einen echten Verkaufsvorteil im internationalen Wettbewerb bedeuten.

BEO – das Unternehmen
Die BEO GmbH mit Hauptstandort in Endingen bei Freiburg hat sich auf Softwareprodukte und Dienstleistungen für die Bereiche Zollabfertigung und Versandabwicklung spezialisiert. 1987 vom Geschäftsführer Clemens Sexauer gegründet, beschäftigt das Unternehmen inzwischen mehr als 60 Mitarbeiter an vier Standorten. Die Produktlinien zur Zollabfertigung sowie zur Präferenzkalkulation und Sanktionsprüfung werden kontinuierlich an die aktuellen rechtlichen Vorgaben angepasst und gewährleisten für Anwender Rechtssicherheit und die permanente Einhaltung aktueller Vorschriften und Richtlinien. Für den Versand bietet BEO Softwareanwendungen für die Packstück-, Sendungs- sowie die Gefahrgutabwicklung an. Alle Softwareprodukte von BEO sind modular konzipiert und sowohl als Inhouse- als auch als webbasierte Mietlösungen (SaaS) verfügbar.

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