Best Practice e-Procurement für Mobilfunkabwicklung

Im heutigen Geschäftsalltag wird eine ständige Erreichbarkeit vorausgesetzt. Daher besitzt ein Großteil der Mitarbeiter ein Firmenmobiltelefon, was wiederum Verwaltungsarbeit in den Unternehmen nach sich zieht. Aus diesem Grund beauftragte ein internationaler Konzern die Deutsche Business Consulting GmbH (DBC), den Verwaltungsaufwand für mobile Endgeräte zu minimieren und den entsprechenden Prozess zu optimieren.

Die Ausgangssituation stellte sich wie folgt dar:
Die Bedarfsmeldungen zu einem mobilen Endgerät bzw. Änderungswünsche zu bestehenden Mobilfunkverträgen erreichen die zuständige Sachbearbeiterin per E-Mail oder Telefon. Die Sachbearbeiterin bestellt dann bei dem Mobilfunkprovider per E-Mail ein neues Endgerät mit dem passenden Vertrag. Hier fließt das Know-How der Sachbearbeiterin ein, die beurteilen muss, welche Kombinationen sowohl den technischen Bedingungen des Providers als auch den Unternehmensregularien entsprechen. Damit eine Rechnungsregulierung mit Bestellbezug möglich ist, erstellt die Sachbearbeiterin eine entsprechende Bestellung im SAP ERP System für die anfallenden Einmalkosten. Die Rückmeldungen seitens des Mobilfunkproviders zur Freischaltung des Mobilfunkvertrages mit der zugeteilten Telefonnummer erfolgt wieder per E-Mail. Die Sachbearbeiterin muss nun die erhaltenen Daten in eine Anwendung zur Verarbeitung der Mobilfunkrechnungen eingeben. Dies ermöglicht später eine reibungslose Zuordnung der entstandenen Verbindungsentgelte zu den Kostenstellen der Mitarbeiter.
Schnell wurde klar, dass diese Prozessabwicklung durch die wiederholte manuelle Eingabe redundanter Daten in verschiedenen Systemen zeitaufwendig und fehleranfällig ist. Das Ziel des Projektes war diese redundante Eingabe von Daten zu Vermeiden und nach Möglichkeit die Daten vom Endanwender erfassen zu lassen. Dies wurde durch die Anbindung der CTO Applikation eines externen IT-Dienstleisters erreicht.

Von dem neuen Prozess profitieren die verschiedenen Parteien wie folgt:
Im Unternehmen des DBC-Kunden werden die Daten vom Endanwender eingeben und die Sachbearbeiterin hiervon entlastet. Der Endanwender kann den Status des Beschaffungsvorgangs jederzeit selbst eingeben. Die Datenpflege in anderen Systemen entfällt. In der IT-Landschaft wird für den neuen Prozess kein neues System benötigt - das bereits bestehende Beschaffungssystem konnte verwendet werden. Das Know-How bezüglich der Mobilfunkverträge mit den Endgeräten muss nicht in eigenen Systemen abgebildet werden.
Der externe IT-Dienstleister kann sich mit seiner CTO Applikation auf das Mobilfunkgeschäft konzentrieren und muss nicht Strukturen oder Genehmigungsregeln des Kunden abbilden.
Der Mobilfunkbetreiber wiederum erhält die Aufträge elektronisch in einem Format, so dass er diese in seinem System automatisiert einbuchen kann. Die manuellen Arbeiten auf seiner Seite entfallen damit.

Die Deutsche Business Consulting GmbH (DBC) ist eine anerkannte Einkaufs- und Supply Chain-Beratung aus Eschborn bei Frankfurt und konzipiert bzw. realisiert maßgeschneiderte Lösungen für ihre Kunden.
Mit der ausgereiften Methodik der sog. Einkaufspyramide, einem Nutzen-Konfigurator, bietet die DBC Beschaffungsexperten und -entscheidern ein einzigartiges hierarchisches Optimierungsinstrument, das die Supply Chain auf drei Ebenen und aus Einkaufssicht kontinuierlich weiterentwickelt und damit einen signifikanten Beitrag zum Unternehmenserfolg leistet.
Deutsche Business Consulting GmbH
Dr. Peter Drescher
Kölner Straße 10 - Quadriga Haus
65760 Eschborn bei Frankfurt a. M.
06196 998 36 39
www.deutsche-bc.com

Pressekontakt:
Deutsche Business Consulting
Peter Drescher
Kölner Straße 10 - Quadriga Haus
65760 Eschborn
peter.drescher@deutsche-bc.com
06196 998 36 39
http://www.deutsche-bc.com

Im heutigen Geschäftsalltag wird eine ständige Erreichbarkeit vorausgesetzt. Daher besitzt ein Großteil der Mitarbeiter ein Firmenmobiltelefon, was wiederum Verwaltungsarbeit in den Unternehmen nach sich zieht. Aus diesem Grund beauftragte ein internationaler Konzern die Deutsche Business Consulting GmbH (DBC), den Verwaltungsaufwand für mobile Endgeräte zu minimieren und den entsprechenden Prozess zu optimieren.

Die Ausgangssituation stellte sich wie folgt dar:
Die Bedarfsmeldungen zu einem mobilen Endgerät bzw. Änderungswünsche zu bestehenden Mobilfunkverträgen erreichen die zuständige Sachbearbeiterin per E-Mail oder Telefon. Die Sachbearbeiterin bestellt dann bei dem Mobilfunkprovider per E-Mail ein neues Endgerät mit dem passenden Vertrag. Hier fließt das Know-How der Sachbearbeiterin ein, die beurteilen muss, welche Kombinationen sowohl den technischen Bedingungen des Providers als auch den Unternehmensregularien entsprechen. Damit eine Rechnungsregulierung mit Bestellbezug möglich ist, erstellt die Sachbearbeiterin eine entsprechende Bestellung im SAP ERP System für die anfallenden Einmalkosten. Die Rückmeldungen seitens des Mobilfunkproviders zur Freischaltung des Mobilfunkvertrages mit der zugeteilten Telefonnummer erfolgt wieder per E-Mail. Die Sachbearbeiterin muss nun die erhaltenen Daten in eine Anwendung zur Verarbeitung der Mobilfunkrechnungen eingeben. Dies ermöglicht später eine reibungslose Zuordnung der entstandenen Verbindungsentgelte zu den Kostenstellen der Mitarbeiter.
Schnell wurde klar, dass diese Prozessabwicklung durch die wiederholte manuelle Eingabe redundanter Daten in verschiedenen Systemen zeitaufwendig und fehleranfällig ist. Das Ziel des Projektes war diese redundante Eingabe von Daten zu Vermeiden und nach Möglichkeit die Daten vom Endanwender erfassen zu lassen. Dies wurde durch die Anbindung der CTO Applikation eines externen IT-Dienstleisters erreicht.

Von dem neuen Prozess profitieren die verschiedenen Parteien wie folgt:
Im Unternehmen des DBC-Kunden werden die Daten vom Endanwender eingeben und die Sachbearbeiterin hiervon entlastet. Der Endanwender kann den Status des Beschaffungsvorgangs jederzeit selbst eingeben. Die Datenpflege in anderen Systemen entfällt. In der IT-Landschaft wird für den neuen Prozess kein neues System benötigt - das bereits bestehende Beschaffungssystem konnte verwendet werden. Das Know-How bezüglich der Mobilfunkverträge mit den Endgeräten muss nicht in eigenen Systemen abgebildet werden.
Der externe IT-Dienstleister kann sich mit seiner CTO Applikation auf das Mobilfunkgeschäft konzentrieren und muss nicht Strukturen oder Genehmigungsregeln des Kunden abbilden.
Der Mobilfunkbetreiber wiederum erhält die Aufträge elektronisch in einem Format, so dass er diese in seinem System automatisiert einbuchen kann. Die manuellen Arbeiten auf seiner Seite entfallen damit.

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Mit der ausgereiften Methodik der sog. Einkaufspyramide, einem Nutzen-Konfigurator, bietet die DBC Beschaffungsexperten und -entscheidern ein einzigartiges hierarchisches Optimierungsinstrument, das die Supply Chain auf drei Ebenen und aus Einkaufssicht kontinuierlich weiterentwickelt und damit einen signifikanten Beitrag zum Unternehmenserfolg leistet.
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