Anforderungen der Übergangsregelung von Betrieben kaum zu erfüllen

Essen, 06. Januar 2016*****Mit Schreiben vom 26.11.2010, mit dem das Bundesfinanzministerium (BMF) die bisherigen Vereinfachungsregelungen hinsichtlich der ordnungsgemäßen Buchführung bei elektronischen Kassensystemen aufgehoben hat, wurde aber auch eine Übergangsregelung bis 2016 getroffen. Die mit der vermeintlich großzügigen Übergangsregelung verbundenen Anforderungen sind nach Auffassung von Steuerberater Roland Franz, Geschäftsführender Gesellschafter der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner in Velbert, Essen und Düsseldorf, allerdings so hoch, dass ein Betrieb sie kaum erfüllen kann.

"Die Regelung gilt für Geräte, die bauartbedingt vor allem die Anforderungen an die Speicherung - insbesondere auch der Programm- und Stammdatenhistorie - nicht erfüllen. Diese müssen nachgerüstet werden. Das Bundesministerium der Finanzen stellt hierbei keinerlei Wirtschaftlichkeits- oder Praktikabilitätserwägungen an. Im Extremfall kann dies dazu führen, dass ein Kassensystem, welches im Jahre der Anschaffung 2.000,00 EUR gekostet hat, nunmehr für 6.000,00 EUR nachzurüsten ist", erklärt Steuerberater Roland Franz

Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten bei der Registrierkasse, insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten innerhalb des Gerätes nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen. Hier werden auch regelmäßige Softwareupdates und gegebenenfalls der Kauf weiterer Hardware im Rahmen der Nachrüstung gefordert.

Erst dann, wenn ein Gerät bauartbedingt die im BMF-Schreiben vom 26.11.2010 geforderten Voraussetzungen nicht erfüllen kann und auch Software-Anpassungen und Speichererweiterungen nicht möglich sind, greift die Übergangsregelung bis zum 31.12.2016, wonach auf eine entsprechende Nachrüstung verzichtet werden kann.

Inanspruchnahme der Übergangsregelung

Wenn die Übergangsregelung greift, sind dann allerdings die Grundsätze des BMF-Schreibens vom 09.01.1996 vollumfänglich zu beachten. Die dort niedergelegten Grundsätze gelten zwar schon seit langem, sind in der Praxis aber nie so angewendet worden. Da aufgrund des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 erhebliche Verschärfungen stattgefunden haben, ist davon auszugehen, dass die Finanzbeamten dieses BMF-Schreiben im Zweifel zulasten des Steuerpflichtigen auslegen werden. Bei Kassensystemen, die nicht mehr aufrüstbar sind, hat der Steuerpflichtige die Auflagen aus dem BMF Schreiben vom 09.01.1996 wie folgt zu erfüllen:

1.Die Bedienungsanleitung und die Programmieranleitung sind aufzubewahren.

2.Programmabrufe nach jeder Änderung (unter anderem der Artikelpreise, Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer, Kellner und Trainingsspeichern und ähnlichem) sind aufzubewahren.

3.Alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung, z.B. Anweisung zum maschinellen Ausdrucken von Pro-Forma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten sind aufzubewahren.

4.Die mit Hilfe der Registrierkasse erstellten Rechnungen sind aufzubewahren. Dies bedeutet, dass neben dem reinen Tagesbericht alle Kundenrechnungen kopiert und abgeheftet bzw. elektronisch archiviert werden müssen.

5.Die Tagesendsummenbons mit Ausdruck des Nullstellungszählers (fortlaufende sogenannte Z-Nummer zur Überprüfung der Vollständigkeit der Kassenberichte, der Stornobuchungen, sogenannte Managerstornos und Nachstornobuchungen, Retouren, Entnahmen sowie der Zahlungswege (Bar, Scheck, Kreditkarte) und alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke der Registrierkasse wie z.B. betriebswirtschaftliche Auswertungen, Ausdrucke der Trainingsspeicher, Kellnerberichte, Spartenberichte) sind im Belegzusammenhang zusammen mit den Tagesendsummenbons aufzubewahren.

6.Die Vollständigkeit der Tagesendsummenbons ist durch organisatorische oder durch programmierte Kontrollen sicherzustellen.

"In der Praxis, beispielsweise im Gastronomiebereich, sind die oben dargestellten Anforderungen kaum vollständig umsetzbar. Hierbei ist zu bemerken, dass die Einhaltung dieser Forderungen mit erheblichem manuellen Aufwand verbunden ist. Allein dadurch sind die Aufzeichnungen sehr fehleranfällig. Dies bedeutet, dass selbst wenn man bemüht ist, die Anforderungen zu erfüllen, es durch fehlerhafte Eingaben dazu kommen kann, dass die Buchführung anfechtbar ist", bemängelt Steuerberater Roland Franz.

Voraussetzungen der Übergangsregelung

Nachzurüsten sind auf jeden Fall zwei Dinge: Mehr Speicherplatz und Softwareupdates.

In der Praxis sind heutzutage fast sämtliche installierten Kassensysteme softwareupdatefähig. Der Steuerpflichtige wird hier kaum argumentieren können, dass ein Softwareupdate bauartbedingt unmöglich sei. Auch werden die Finanzbehörden es nicht akzeptieren, wenn einige Hersteller oder Händler ein derartiges Update dauerhaft nicht anbieten. Darüber hinaus sind in der Vergangenheit auch Fälle bekannt geworden, in denen Betriebsprüfer bei den einzelnen Kassenherstellern angefragt haben, ob eine Aufrüstungsmöglichkeit besteht. Diese antworten regelmäßig damit, dass eine Aufrüstung möglich ist. Alleine aus diesem Grunde hat der Steuerpflichtige hier bei einer Betriebsprüfung die schlechteren Karten.

Weiterhin ist nach Steuerberater Roland Franz zu beachten, dass die bis zum 31.12.2016 angedachte Ausnahmeregelung nur für vor dem 26.11.2010 bereits in Betrieb befindliche Kassensysteme gilt. "Das BMF-Schreiben spricht in diesem Zusammenhang davon, dass ein Gerät "weiterhin eingesetzt wird". Es soll somit ein Bestandsschutz bereits installierter Systeme stattfinden. Auf neue Installationen findet die Ausnahmeregelung daher keine Anwendung. Dies bezieht sich ebenfalls auf den Kauf gebrauchter Registrierkassen. Sollte eine Registrierkasse vor dem 26.11.2010 bereits gebaut worden sein und erst danach in dem Betrieb des Steuerpflichtigen eingesetzt worden sein - im Rahmen eines Gebrauchtwarenkaufes - gilt die Ausnahmeregelung nicht", so Steuerberater Roland Franz.

Zudem weist Steuerberater Roland Franz darauf hin, dass es bei dem BMF-Schreiben vom 26.11.2010 entscheidend ist, dass dieses zur Umrüstung bzw. Ersatzinvestition in geeignete Kassen nur dann zwingt, wenn eine sogenannte elektronische Kasse genutzt wird. Einige Unternehmer benutzen sogenannte offene Ladenkassen. Dies sind Kassen, die in althergebrachter Form über keinerlei elektronische Aufzeichnungsmöglichkeit verfügen. Die Benutzer solcher Kassen werden durch das BMF-Schreiben vom 26.11.2010 nicht gezwungen, sich nunmehr eine elektronische Kasse anzuschaffen. Für diese Unternehmer bleiben die bisherigen Aufzeichnungspflichten bestehen. Unabhängig davon können Steuerpflichtige auch durch das BMF-Schreiben vom 26.11.2010 nicht gezwungen werden - für den Fall, dass eine elektronische Registrierkasse einmal ersetzt werden muss - auch wieder eine neue elektronische Registrierkasse anzuschaffen. Diese können dann wieder zu dem Betrieb einer sogenannten offenen Ladenkasse übergehen. Auch spricht hinsichtlich des BMF-Schreibens nichts dagegen, diese Umstellung jederzeit vorzunehmen.
Was im Gründungsjahr 1979 mit klassischer Steuerberatung begann, hat sich im Laufe der Jahre zu einem fachübergreifenden Full-Service-Angebot entwickelt. Die Kanzlei Roland Franz & Partner in Düsseldorf, Essen und Velbert ist seit mehr als 30 Jahren die erste Adresse für kompetente Steuerberatung, Rechtsberatung und mehr. Die rund 30 Mitarbeiter der drei Niederlassungen bieten individuelle, auf die jeweilige Situation angepasste, Lösungen. Die ersten Schritte zur Realisierung einer fachübergreifenden Mandantenberatung wurden bereits Anfang der 90er Jahre durch Kooperation mit einer Wirtschaftsprüfungspraxis und einer Rechtsanwaltskanzlei im gleichen Hause geschaffen. Heute bietet Roland Franz & Partner als leistungsstarke Partnerschaftsgesellschaft vielfältige Beratungs- und Serviceleistungen aus einer Hand, die für die Mandanten Synergieeffekte auf hohem Niveau sowie eine Minimierung des Koordinationsaufwandes gleichermaßen nutzbar machen.
Roland Franz & Partner, Steuerberater - Rechtsanwälte
Bettina M. Rau-Franz
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Essen, 06. Januar 2016*****Mit Schreiben vom 26.11.2010, mit dem das Bundesfinanzministerium (BMF) die bisherigen Vereinfachungsregelungen hinsichtlich der ordnungsgemäßen Buchführung bei elektronischen Kassensystemen aufgehoben hat, wurde aber auch eine Übergangsregelung bis 2016 getroffen. Die mit der vermeintlich großzügigen Übergangsregelung verbundenen Anforderungen sind nach Auffassung von Steuerberater Roland Franz, Geschäftsführender Gesellschafter der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner in Velbert, Essen und Düsseldorf, allerdings so hoch, dass ein Betrieb sie kaum erfüllen kann.

"Die Regelung gilt für Geräte, die bauartbedingt vor allem die Anforderungen an die Speicherung - insbesondere auch der Programm- und Stammdatenhistorie - nicht erfüllen. Diese müssen nachgerüstet werden. Das Bundesministerium der Finanzen stellt hierbei keinerlei Wirtschaftlichkeits- oder Praktikabilitätserwägungen an. Im Extremfall kann dies dazu führen, dass ein Kassensystem, welches im Jahre der Anschaffung 2.000,00 EUR gekostet hat, nunmehr für 6.000,00 EUR nachzurüsten ist", erklärt Steuerberater Roland Franz

Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten bei der Registrierkasse, insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten innerhalb des Gerätes nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen. Hier werden auch regelmäßige Softwareupdates und gegebenenfalls der Kauf weiterer Hardware im Rahmen der Nachrüstung gefordert.

Erst dann, wenn ein Gerät bauartbedingt die im BMF-Schreiben vom 26.11.2010 geforderten Voraussetzungen nicht erfüllen kann und auch Software-Anpassungen und Speichererweiterungen nicht möglich sind, greift die Übergangsregelung bis zum 31.12.2016, wonach auf eine entsprechende Nachrüstung verzichtet werden kann.

Inanspruchnahme der Übergangsregelung

Wenn die Übergangsregelung greift, sind dann allerdings die Grundsätze des BMF-Schreibens vom 09.01.1996 vollumfänglich zu beachten. Die dort niedergelegten Grundsätze gelten zwar schon seit langem, sind in der Praxis aber nie so angewendet worden. Da aufgrund des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 erhebliche Verschärfungen stattgefunden haben, ist davon auszugehen, dass die Finanzbeamten dieses BMF-Schreiben im Zweifel zulasten des Steuerpflichtigen auslegen werden. Bei Kassensystemen, die nicht mehr aufrüstbar sind, hat der Steuerpflichtige die Auflagen aus dem BMF Schreiben vom 09.01.1996 wie folgt zu erfüllen:

1.Die Bedienungsanleitung und die Programmieranleitung sind aufzubewahren.

2.Programmabrufe nach jeder Änderung (unter anderem der Artikelpreise, Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer, Kellner und Trainingsspeichern und ähnlichem) sind aufzubewahren.

3.Alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung, z.B. Anweisung zum maschinellen Ausdrucken von Pro-Forma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten sind aufzubewahren.

4.Die mit Hilfe der Registrierkasse erstellten Rechnungen sind aufzubewahren. Dies bedeutet, dass neben dem reinen Tagesbericht alle Kundenrechnungen kopiert und abgeheftet bzw. elektronisch archiviert werden müssen.

5.Die Tagesendsummenbons mit Ausdruck des Nullstellungszählers (fortlaufende sogenannte Z-Nummer zur Überprüfung der Vollständigkeit der Kassenberichte, der Stornobuchungen, sogenannte Managerstornos und Nachstornobuchungen, Retouren, Entnahmen sowie der Zahlungswege (Bar, Scheck, Kreditkarte) und alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke der Registrierkasse wie z.B. betriebswirtschaftliche Auswertungen, Ausdrucke der Trainingsspeicher, Kellnerberichte, Spartenberichte) sind im Belegzusammenhang zusammen mit den Tagesendsummenbons aufzubewahren.

6.Die Vollständigkeit der Tagesendsummenbons ist durch organisatorische oder durch programmierte Kontrollen sicherzustellen.

"In der Praxis, beispielsweise im Gastronomiebereich, sind die oben dargestellten Anforderungen kaum vollständig umsetzbar. Hierbei ist zu bemerken, dass die Einhaltung dieser Forderungen mit erheblichem manuellen Aufwand verbunden ist. Allein dadurch sind die Aufzeichnungen sehr fehleranfällig. Dies bedeutet, dass selbst wenn man bemüht ist, die Anforderungen zu erfüllen, es durch fehlerhafte Eingaben dazu kommen kann, dass die Buchführung anfechtbar ist", bemängelt Steuerberater Roland Franz.

Voraussetzungen der Übergangsregelung

Nachzurüsten sind auf jeden Fall zwei Dinge: Mehr Speicherplatz und Softwareupdates.

In der Praxis sind heutzutage fast sämtliche installierten Kassensysteme softwareupdatefähig. Der Steuerpflichtige wird hier kaum argumentieren können, dass ein Softwareupdate bauartbedingt unmöglich sei. Auch werden die Finanzbehörden es nicht akzeptieren, wenn einige Hersteller oder Händler ein derartiges Update dauerhaft nicht anbieten. Darüber hinaus sind in der Vergangenheit auch Fälle bekannt geworden, in denen Betriebsprüfer bei den einzelnen Kassenherstellern angefragt haben, ob eine Aufrüstungsmöglichkeit besteht. Diese antworten regelmäßig damit, dass eine Aufrüstung möglich ist. Alleine aus diesem Grunde hat der Steuerpflichtige hier bei einer Betriebsprüfung die schlechteren Karten.

Weiterhin ist nach Steuerberater Roland Franz zu beachten, dass die bis zum 31.12.2016 angedachte Ausnahmeregelung nur für vor dem 26.11.2010 bereits in Betrieb befindliche Kassensysteme gilt. "Das BMF-Schreiben spricht in diesem Zusammenhang davon, dass ein Gerät "weiterhin eingesetzt wird". Es soll somit ein Bestandsschutz bereits installierter Systeme stattfinden. Auf neue Installationen findet die Ausnahmeregelung daher keine Anwendung. Dies bezieht sich ebenfalls auf den Kauf gebrauchter Registrierkassen. Sollte eine Registrierkasse vor dem 26.11.2010 bereits gebaut worden sein und erst danach in dem Betrieb des Steuerpflichtigen eingesetzt worden sein - im Rahmen eines Gebrauchtwarenkaufes - gilt die Ausnahmeregelung nicht", so Steuerberater Roland Franz.

Zudem weist Steuerberater Roland Franz darauf hin, dass es bei dem BMF-Schreiben vom 26.11.2010 entscheidend ist, dass dieses zur Umrüstung bzw. Ersatzinvestition in geeignete Kassen nur dann zwingt, wenn eine sogenannte elektronische Kasse genutzt wird. Einige Unternehmer benutzen sogenannte offene Ladenkassen. Dies sind Kassen, die in althergebrachter Form über keinerlei elektronische Aufzeichnungsmöglichkeit verfügen. Die Benutzer solcher Kassen werden durch das BMF-Schreiben vom 26.11.2010 nicht gezwungen, sich nunmehr eine elektronische Kasse anzuschaffen. Für diese Unternehmer bleiben die bisherigen Aufzeichnungspflichten bestehen. Unabhängig davon können Steuerpflichtige auch durch das BMF-Schreiben vom 26.11.2010 nicht gezwungen werden - für den Fall, dass eine elektronische Registrierkasse einmal ersetzt werden muss - auch wieder eine neue elektronische Registrierkasse anzuschaffen. Diese können dann wieder zu dem Betrieb einer sogenannten offenen Ladenkasse übergehen. Auch spricht hinsichtlich des BMF-Schreibens nichts dagegen, diese Umstellung jederzeit vorzunehmen.
Was im Gründungsjahr 1979 mit klassischer Steuerberatung begann, hat sich im Laufe der Jahre zu einem fachübergreifenden Full-Service-Angebot entwickelt. Die Kanzlei Roland Franz & Partner in Düsseldorf, Essen und Velbert ist seit mehr als 30 Jahren die erste Adresse für kompetente Steuerberatung, Rechtsberatung und mehr. Die rund 30 Mitarbeiter der drei Niederlassungen bieten individuelle, auf die jeweilige Situation angepasste, Lösungen. Die ersten Schritte zur Realisierung einer fachübergreifenden Mandantenberatung wurden bereits Anfang der 90er Jahre durch Kooperation mit einer Wirtschaftsprüfungspraxis und einer Rechtsanwaltskanzlei im gleichen Hause geschaffen. Heute bietet Roland Franz & Partner als leistungsstarke Partnerschaftsgesellschaft vielfältige Beratungs- und Serviceleistungen aus einer Hand, die für die Mandanten Synergieeffekte auf hohem Niveau sowie eine Minimierung des Koordinationsaufwandes gleichermaßen nutzbar machen.
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